Sachbearbeiter in Fastdocs hinterlegen – wann lohnt sich das?
Im Kanzlei-Dashboard im Bereich Einstellungen könnt Ihr Eure Lohnsachbearbeiter in Fastdocs hinterlegen.
Doch wann lohnt sich das für eine Kanzlei und was bringt mir diese Organisation?
In unserem Artikel: „Wie organisiere ich die E-Mail-Benachrichtigungen in Fastdocs und optimiere meinen Kanzleiprozess?“ haben wir Dir gezeigt, welche Möglichkeiten Du im Allgemeinen hast. Heute wollen wir genauer auf den Prozess eingehen, was die Folge ist, wenn Sachbearbeiter in Fastdocs hinterlegt werden.
Allgemeines zur Benachrichtigung von Neueinstellungen über Fastdocs
Fastdocs schickt Dir nach Anlage eines neuen Arbeitnehmers durch Deinen Mandanten eine E-Mail an die bei Fastdocs hinterlegte Haupt-E-Mail-Adresse.
In dieser E-Mail sind folgende Daten enthalten:
- Name des Mandanten
- Name des neuen Mitarbeiters
- Link zum „Beraterformular“
Wichtig ist hier, dass jeder Lohnsachbearbeiter Zugang zu dieser E-Mail-Adresse haben muss, da er ansonsten keine Information über die Benachrichtigung von Fastdocs erhält.
Nach Fertigstellung des Vorgangs wird an diese Adresse auch die Import Datei gesandt.
Wie verändert die Anlage von Sachbearbeitern den Fastdocs Prozess?
Sobald Du Sachbearbeiter in Fastdocs hinterlegt hast, hat Dein Mandant im letzten Schritt seines Formulars die Möglichkeit „seinen“ Ansprechpartner in der Kanzlei direkt auszuwählen.
So bekommt nur dieser Sachbearbeiter dann die Mail mit den oben genannten Daten und nach Abschluss des Vorgangs auch die Import Datei.
Wie du Sachbearbeiter hinterlegst, kannst Du hier nachlesen: SachbearbeiterInnen hinterlegen oder editieren.
Welchen Vorteil hat es Sachbearbeiter zu hinterlegen?
Oft hast Du in der Kanzlei ohnehin schon mit einer Flut an Emails zu kämpfen, die jeden Tag ankommen. Wenn nun alle Benachrichtigungen von Fastdocs an eine E-Mail-Adresse zugestellt werden, muss sich jeder Sachbearbeiter „seinen“ Mandanten heraussuchen, um die Daten weiterverarbeiten zu können.
Je nach Größe des Lohnteams kann dies unübersichtlich werden.
Daher kann eine Trennung nach Sachbearbeitern und die zielgenaue Ansprache und Zustellung der Informationen an den Sachbearbeiter durchaus eine Arbeitserleichterung bringen.
Zusammengefasst:
- Zuordnung der Mandate zu den jeweiligen Sachbearbeitern
- Reduktion der E-Mail-Flut, die an ein Standardpostfach gehen
- Arbeitsteilung
- eigener Login zum Dashboard
Wie viele Sachbearbeiter können hinterlegt werden?
Auf unsere Preiseseite kannst Du alle Informationen detailliert einsehen: Preise für Fastdocs Staff
Lite Paket: 5 Sachbearbeiter
Basic Paket: 10 Sachbearbeiter
Pro Paket: Unbegrenzt
Anzeige der Sachbearbeiter in der Mandantenauswahl
Bei der Anlage eines Sachbearbeiters kannst Du entscheiden, ob dieser dem Mandanten in der Auswahl angezeigt werden soll, oder nicht. So können auch Sachbearbeiter in Fastdocs angelegt werden, die “nur” den Login zum Dashboard benötigen, wie zum Beispiel der Kanzleiinhaber, der keinen Lohn macht.
Nutzt eure Kanzlei MS Teams?
Dann kann es auch eine Idee sein, die Benachrichtigungen in einem Teams-Channel ankommen zu lassen. Wie das aussieht und wie Ihr das in der Kanzlei einrichten könntet lest Ihr hier.
Bei Fragen melde Dich gerne bei unserem Support Team unter support@fastdocs.de
